Ihre Kasse GDPdU/GoBD konform gestalten
“Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”, kurz GDPdU genannt, haben ab 1. Januar 2002 geregelt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Die vom Bundesfinanzministerium (BMF) beschlossenen Vorgaben und Anforderungen an den Handel und andere datenverarbeitende Sektoren legtten weiterhin fest, welche Mitwirkungspflicht Ihnen als Steuerpflichtiger bei Betriebsprüfungen auferlegt war.
Kasse GDPdU? - Ja! Mit Relotec® Kassensystemen
2010 informierte das Bundesfinanzministerium darüber, dass bei Geschäften, die mit einer Registrierkasse abgeschlossen werden, besondere Anforderungen an das Kassensystem gestellt werden. Wurde also bisher eine Kasse genutzt, die technisch noch nicht an der GDPdU/GoBD ausgerichtet war, hatte man die Möglichkeit, das Kassensystem noch bis zum Ende der Schonfrist im Dezember 2016 technisch aufzurüsten. Bei einer Betriebsprüfung ab 2017 musste der Steuerprüfer dann in der Lage sein, die Geschäftsunterlagen direkt einsehen und nutzen zu können.
Anzeige und Datenträger: Mittel- und unmittelbarer Zugriff
Es ist also Ihre Aufgabe, sich um die vollständige Aufbewahrung aller Daten, die Ihre Kasse GDPdU-konform in elektronischer Form erfasst, zu kümmern. Sie müssen Ihre Daten auf einen geeigneten Datenträger übertragen können, so dass der Betriebsprüfer diese auf Wunsch mitnehmen kann. Der Prüfer soll also mittel- und unmittelbaren Zugriff auf alle Ihre Transaktionen erhalten können.
Die Anfänge digitaler Betriebsprüfungen im Handel und in der Gastronomie
Damit war konkret geregelt, wie und in welchem Umfang Sie Ihre Unterlagen im Falle einer Betriebsprüfung dem Prüfer zugänglich machen müssen. Dies klingt zunächst banal, hatte jedoch weitreichende Folgen: Das Zeitalter der digitalen Betriebsprüfungen wurde damit eingeläutet - ein elektronischer Umbruch, der auch Auswirkungen auf die Kassensysteme in warenverarbeitenden Shops, Filialen oder Restaurants hatte: Registrierkassen mussten fortan DGPdU-konform sein. Bereits 1995 hatte das BFM “Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBS) verabschiedet. Hier wurde festgehalten, wie elektronische Buchführungssysteme gestaltet sein müssen, um eine einheitliche Steuerprüfung zu ermöglichen. Damit trug die Finanzverwaltung des Bundes in erster Linie der wachsenden Bedeutung moderner, elektronischer Kassenlösungen Rechnung.
Terminologie der digitalen PrüfbarkeitGOBD = GDPdU + GoBS
Ab 1. Januar 2015 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gültig. Die neue Regelsammlung löste GoBS und GDPdU als wichtigstes Referenzwerk für den Ablauf elektronischer Betriebsprüfungen ab. Da die GDPdU jedoch maßgeblich als Verhaltenswegweiser dienten und erstmals bestimmten, wie die unmittelbare Zusammenarbeit zwischen Betriebsprüfer und dem geprüften Betrieb im Zuge der Digitalisierung zu erfolgen hat, wird noch heute bzgl. der Prüfbarkeit oft darauf verwiesen. Eine gern gestellte, da steuerrelevante Frage an Steuerberater ist selbst im Jahre 2018 noch, was genau berücksichtigen werden muss, damit die eigene Registrierkasse als “Kasse GDPdU” regelkonform ausgestattet ist und die GDPdU erfüllt. Tatsächlich wurden die Grundsätze im GoBD vielmehr zusammengefasst und inhaltlich präzisiert als korrigiert, so dass sich ein Blick zurück durchaus lohnt. Welche Anforderungen an Geschäftsführer und Filialleiter haben sich also insbesondere aus dem Anspruch, Kassensysteme den Grundsätzen der GDPdU/GoBD entsprechend auszustatten, ergeben?
Die Unterlagen, die Ihre Kasse erstellt, müssen:
- jederzeit verfügbar sein
- sofort auslesbar sein
- maschinell auswertbar sein
- von Ihnen 10 Jahre lang archiviert werden
Sie müssen folgende Daten offenlegen können:
- Ihre Journaldaten
- Ihre Berichte
- Etwaige Änderungen in den Stammdaten
- Einsatzorte
- Einsatzzeiträume
- Bedienungsanleitung der Kasse
Ihre Daten dürfen laut GDPdU nicht:
- verdichtet werden
- zusammengefasst werden
- verändert werden
- lediglich als Ausdruck aufgehoben werden
Nutzen Sie folgende Daten? Dann müssen auch diese zugänglich sein und archiviert werden:
- Daten von diversen Bankkonten
- Finanzbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung
- Kostenrechnungen
- Daten des Warenwirtschaftssystems
Kassen von Relotec® erfüllen alle behördlichen Anforderungen
Die Touchscreen-Kassen aus unserem Kassen-Shop sind selbstverständlich GDPdU/GoBD konform und mit der notwendigen Schnittstelle ausgestattet, die dem Bediener den Export der Daten an einen Datenträger erst ermöglicht! Unsere Modelle mit individuellen Modul-Variationen erfüllen alle Anforderungen hervorragend, denn sie werden:
- Daten detailliert mindestens 10 Jahre lang speichern,
- jeden Bericht nummerieren und speichern,
- dem Prüfer die Daten digital einlesbar präsentieren,
- dem Prüfer Speicherort, Datenbanken und Betriebssystem anzeigen und
- zusammen mit einem vollständigen Handbuch und Anleitung ausgeliefert.
Ebenso erhalten Sie bei uns die flexible Kassensoftware und ein ERP-/Warenwirtschaftssystem, mit dem Sie Ihre Warenströme effizient kontrollieren um sich im Arbeitsalltag auf das wirklich Wichtige konzentrieren zu können: Ihre Kunden und Ihr Unternehmen. Das Kassensystem von Relotec© ist bereit für die Zukunft! Seien auch Sie gut vorbereitet! Haben Sie Fragen zu den Themen Kasse GDPdU, Kasse GoBD oder allgemein zum Thema Kassensystem Touchscreen?
Auf der Seite des Bundesfinanzministeriums sind alle gesetzlichen Grundlagen zur GDPdU bzw. GoBD für Sie zusammengestellt.
2016: Das Ende aller analogen Kassen
Bis Ende 2016 mussten alle alten Kassensysteme, die Daten nicht auf elektronischem Wege verarbeiten haben, buchstäblich aus dem Handel gezogen werden. Wer beispielsweise in seinem Tante-Emma-Laden ein nostalgisches Modell stehen hatte, durfte dieses nicht mehr benutzen. Wer ein elektronisches Kassensystem nutzte, musste nun darauf achten, dass dieses GDPdU/GoBD konform arbeitete. Sich nicht an die Grundsätze zu halten und ein veraltetes Kassensystem zu benutzen stellt einen Verstoß gegen die Mitwirkungspflicht dar. Dies kann dazu führen, dass das Finanzamt Ihre Buchführung nicht zur Grundlage seiner Steuerschätzung oder oder Steuerprüfung (bspw. einer Sonderprüfung der Umsatzsteuer (Ust.) macht, sondern eine etwaige Einschätzung vornimmt. Die Steuerlast kann in dem Fall unter Umständen empfindlich höher ausfallen als ursprünglich vermutet.