Kasse GoBD: Neue Pflichten für Kassensysteme
Dass ab 01.01.2017 Kassen GoBD-konform sein sollten, ist den meisten bereits bekannt. Doch was genau dies für Ihre Geschäftsabläufe bedeutet und was die Kasse im Einzelnen leisten muss, ist nicht für jeden genau ersichtlich. Deshalb möchten wir mit diesem Text ein wenig Klarheit schaffen und Ihnen die Thematik GoBD / GDPDU näher ausführen.
Aufbewahrungsfrist bereits seit 2002
Grundsätzlich gilt die betriebliche Verpflichtung zur Aufbewahrung aller mit einem Datenverarbeitungssystem erstellten Unterlagen für einen Zeitraum von 10 Jahren bereits seit dem 01.01.2002. Diese Unterlagen sollten jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar gepflegt und aufbewahrt werden. Alle Grundsätze dazu waren in der GDPdU regelt. Am 26.11.2010 erfolgte eine erste Verschärfung der Richtlinien und am 14.11.2014 trat schließlich die GoBD als Neuregelung in Kraft.
GoBD: Kassen-Anforderungen steigen
Die GoBD konkretisiert die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Finanzverwaltung beim Einsatz von IT bei der Buchführung und bei den sonstigen Aufzeichnungen von Geschäftsdaten. Die Richtlinien der GoBD gelten für alle Veranlagungszeiträume nach dem 31.12.2014.
GoBD = GDPdU + GoBS
Mit Wirkung zum 01.01.2015 ersetzt die GoBD die zuvor gültige GDPdU und die GoBS. Eine kurze Begriffserklärung:
- GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
- GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
- GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
All diese “Grundsätze” sollen die Prüfbarkeit der Aufzeichnungen und Abrechnungen durch das Finanzamt über einen Zeitraum von 10 Jahren erleichtern und sicherstellen. Auch Ihrem Steuerberater müssen die Daten übrigens natürlich in der vorgegebenen Form vorliegen, damit alles mit dem Gesetz konform geht und die Finanzbehörden die eingereichten Unterlagen akzeptieren.
Was hat die GoBD konkretisiert oder sogar verschärft?
Im Wesentlichen betreffen die Anpassungen durch die GoBD folgende Bereiche:
- die Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen zu bestimmten Fristen
- die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen und Buchungen
- die Aufbewahrungspflicht für elektronische Belege, von Stammdaten und Daten aus sogenannten Vorsystemen
Hier finden Sie ein Dokument, das Ihnen die wichtigsten Änderungen zu den Kassen im Detail auflistet. Die GoBD in der Fassung des Bundesfinanzministeriums selbst finden Sie hier.
Das BMF-Schreiben zur Einführung der GoBD vom 14.11.2014 behandelt die:
- Verantwortlichkeit
- Allgemeinen Anforderungen
- das Belegwesen, also die Belegfunktion
- die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung (Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und Kontenfunktion)
- das Internes Kontrollsystem (IKS)
- die Datensicherheit
- die Unveränderbarkeit und Protokollierung von Änderungen
- die Aufbewahrung der Daten
- die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller Daten
- die Möglichkeiten des Datenzugriffs
- Zertifizierung und Software-Testate
Kasse GoBD: Spätestens ab 01.01.2017
Wenn Sie eine Kasse von Relotec mit der passenden Kassensoftware nutzen, müssen Sie sich keine weiteren Gedanken über die GoBD-Konformität machen. Natürlich entsprechen unsere Touchscreen Kassen allen Anforderungen der neu definierten Grundsätze und Sie erfüllen mit diesen Scannerkassen alle wesentlichen Anforderungen.
Doch es besteht natürlich auch die Möglichkeit, dass Sie ein älteres Gerät bzw. ein älteres Kassensystem nutzen. Hier hat der Gesetzgeber einen Übergangszeitraum eingeräumt, der allerdings zum 01.01.2017 abgelaufen ist. Vorgabe war dabei, dass alle möglichen Anpassungen seitens der Software durchgeführt wurden und auch auf Hardware-Ebene die bestmögliche Optimierung erfolgt ist. Doch spätestens jetzt sollten Sie sich nach einem neuen Kassenmodell umsehen, welches allen Anforderungen der GoBD genügt und Ihnen eine reibungslose Kassenbuch-Führung erlaubt.. Ein Kassensystem Touchscreen von Relotec ist dabei eine gute Wahl: Sie gehen sicher, dass Sie nicht etwa unwissentlich gegen das Gesetz verstoßen und sowohl rechtlich als auch technisch immer auf der Höhe bleiben. Die Finanzbehörden und Ihr Steuerberater werden es Ihnen danken!
Informieren Sie sich auf unserer Webseite über Kassensysteme für den Einzelhandel:
Gern beraten wir Sie auch telefonisch oder Sie senden Ihre spezielle Anfrage bzgl. der Kasse GoBD per Kontaktformular.
Für welche Bereiche gilt der GoBD?
Alle Personen, Institutionen und Unternehmen, die elektronischer Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht unterliegen, müssen sich nach den Bestimmungen der GoBD richten. Sie gilt genauso für doppelte Buchführung wie für alle zusätzlichen Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten wie beispielsweise für Einnahmenüberschussrechner. Die Verordnung bezieht ebenfalls auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung, also zum Beispiel auf das eingesetzte Warenwirtschaftssystem.
Falls Sie Warenwirtschaft mit einer Kasse von Relotec betreiben, sind Sie auf die GoBD sehr gut vorbereitet, denn dank der Kassensoftware ist diese Kasse GoBD-konform und entspricht allen aktuellen Anforderungen.