Kasse GDPdU: Die wichtigsten Grundlagen 

 

Die GDPdU haben als Vorgänger der GoBD die Weichen für den Ablauf elektronischer Betriebsprüfungen gestellt. Welche Voraussetzungen mussten Kassensysteme aufweisen um die GDPdU zu erfüllen? Mit Kassen von ReLoTec waren und sind Sie für jede gesetzliche Neuerung bestens gerüstet!

 

 

 

 
Informationsmaterial
 

Ihre Kasse GDPdU/GoBD konform gestalten - ein Überblick

 

Die Anfänge

“Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”, kurz GDPdU genannt, haben ab 1. Januar 2002 geregelt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Sie legten weiterhin fest, welche Mitwirkungspflicht Ihnen als Steuerpflichtiger bei Betriebsprüfungen auferlegt war. Dies klingt zunächst banal, hatte jedoch weitreichende Folgen: Das Zeitalter der digitalen Betriebsprüfungen wurde damit eingeläutet.

Bereits 1995 hatte das Bundesfinanzministerium “Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBS) verabschiedet. Hier wurde festgehalten, wie elektronische Buchführungssysteme gestaltet sein müssen, um eine einheitliche Steuerprüfung zu ermöglichen. Damit trug das Bundesfinanzministerium in erster Linie der wachsenden Bedeutung moderner Kassensysteme Rechnung.

 

GOBD = GDPdU + GoBS

Ab 1. Januar 2015 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gültig. Die neue Regelsammlung löste GoBS und GDPdU als wichtigstes Referenzwerk für den Ablauf elektronischer Betriebsprüfungen ab. Da die GDPdU jedoch maßgeblich als Verhaltenswegweiser dienten und erstmals bestimmten, wie die unmittelbare Zusammenarbeit zwischen Betriebsprüfer und dem geprüften Betrieb im Zuge der Digitalisierung zu erfolgen hat, wird noch heute oft darauf verwiesen. Eine gern gestellte Frage an Steuerberater ist selbst im Jahre 2017 noch, was genau berücksichtigen werden muss, damit die eigene Registrierkasse als “Kasse GDPdU” regelkonform ausgestattet ist und die GDPdU erfüllt. Tatsächlich wurden die Grundsätze im GoBD vielmehr zusammengefasst und inhaltlich präzisiert als korrigiert, so dass sich ein Blick zurück durchaus lohnt. Welche Anforderungen an Geschäftsführer und Filialleiter haben sich also insbesondere aus dem Anspruch, Kassensysteme den Grundsätzen der GDPdU/GoBD entsprechend auszustatten, ergeben?

 

Kasse GDPdU? - Ja! Mit ReLoTec® Kassensystemen

2010 informierte das Bundesfinanzministerium darüber, dass bei Geschäften, die mit einer Registrierkasse abgeschlossen werden, besondere Anforderungen an das Kassensystem gestellt werden. Wurde also bisher eine Kasse genutzt, die technisch noch nicht an der GDPdU/GoBD ausgerichtet war, hatte man die Möglichkeit, das Kassensystem noch bis zum Ende der Schonfrist im Dezember 2016 technisch aufzurüsten. Bei einer Betriebsprüfung ab 2017 musste der Steuerprüfer dann in der Lage sein, die Geschäftsunterlagen direkt einsehen und nutzen zu können.

 

Die Unterlagen, die Ihre Kasse erstellt, müssen:

  • jederzeit verfügbar sein
  • sofort auslesbar sein
  • maschinell auswertbar sein
  • von Ihnen 10 Jahre lang archiviert werden

 

Sie müssen folgende Daten offenlegen können:

  • Ihre Journaldaten
  • Ihre Berichte
  • Etwaige Änderungen in den Stammdaten
  • Einsatzorte
  • Einsatzzeiträume
  • Bedienungsanleitung der Kasse

 

Ihre Daten dürfen nicht:

  • verdichtet werden
  • zusammengefasst werden
  • verändert werden
  • lediglich als Ausdruck aufgehoben werden

 

Nutzen Sie folgende Daten? Dann müssen auch diese zugänglich sein und archiviert werden:

  • Daten von diversen Bankkonten
  • Finanzbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Kostenrechnungen
  • Daten des Warenwirtschaftssystems

 

Anzeige und Datenträger: Mittel- und unmittelbarer Zugriff

Es ist also Ihre Aufgabe, sich um die vollständige Aufbewahrung aller Daten, die Ihre Kasse GDPdU-konform in elektronischer Form erfasst, zu kümmern. Sie müssen Ihre Daten auf einen geeigneten Datenträger übertragen können, so dass der Prüfer diese auf Wunsch mitnehmen kann. Der Prüfer soll also mittel- und unmittelbaren Zugriff auf alle Ihre Transaktionen erhalten können.

 

2016: Das Ende aller analogen Kassen

Bis Ende 2016 mussten alle alten Kassensysteme, die Daten nicht auf elektronischem Wege verarbeiten haben, buchstäblich aus dem Handel gezogen werden. Wer beispielsweise in seinem Tante-Emma-Laden ein nostalgisches Modell stehen hatte, durfte dieses nicht mehr benutzen. Wer ein elektronisches Kassensystem nutzte, musste nun darauf achten, dass dieses GDPdU/GoBD konform arbeitete. Sich nicht an die Grundsätze zu halten und ein veraltetes Kassensystem zu benutzen stellt einen Verstoß gegen die Mitwirkungspflicht dar. Dies kann dazu führen, dass das Finanzamt Ihre Buchführung nicht zur Grundlage seiner Steuerschätzungen macht, sondern eine etwaige Einschätzung vornimmt. Die Steuerlast kann in dem Fall unter Umständen empfindlich höher ausfallen als ursprünglich vermutet.

 

Kassen von ReLoTec® erfüllen alle behördlichen Anforderungen

Unser Touchscreen-Kassen sind selbstverständlich GDPdU/GoBD konform und mit der notwendigen Schnittstelle ausgestattet, die den Export der Daten an einen Datenträger erst ermöglicht! Sie erfüllen alle Anforderungen hervorragend, denn sie werden:

 

  • Daten detailliert mindestens 10 Jahre lang speichern,
  • jeden Bericht nummerieren und speichern,
  • dem Prüfer die Daten digital einlesbar präsentieren,
  • dem Prüfer Speicherort, Datenbanken und Betriebssystem anzeigen und
  • zusammen mit einem vollständigen Handbuch und Anleitung ausgeliefert.

 

Ebenso erhalten Sie bei uns die flexible Kassensoftware und ein Warenwirtschaftssystem, mit dem Sie Ihre Warenströme effizient kontrollieren um sich im Arbeitsalltag auf das wirklich Wichtige konzentrieren zu können: ihre Kunden.

Die Scannerkassen von ReLoTec© sind bereit für die Zukunft! Seien auch Sie gut vorbereitet!

Haben Sie Fragen zu den Themen Kasse GDPdU, Kasse GoBD oder allgemein zum Thema Kassensystem Touchscreen? Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern zum richtigen System und zur passenden Registrierkasse!

Sie erreichen unsere freundlichen Berater unter der 030 / 945 173 -30

Auf der Seite des Bundesfinanzministeriums sind alle gesetzlichen Grundlagen zur GDPdU bzw. GoBD für Sie zusammenstellt.

 

Karl Relo